Compte rendu du Conseil d’Administration du 10 décembre  2019
 
Présents : Annie ARCHER, Colette CROZET, Josiane GRENOULLOUX, Odile ORCEL, Jean-Claude COSTEMALE, Christian FLON, Michel GROSLIN, Jean-Claude HABEL, Jean TERRASSE, Alain GUILLEMIN
Excusés : Catherine BOUTEILLE, Françoise SOUVIGNHEC, Gérard LERGES
 
Le thème abordé après Festi’chœurs
Alain nous propose comme thème « Le cinéma ». Ce sera un thème plus festif que « Liberté ». Il a déjà quelques pistes. Un des chants pourrait être interprété par un chœur de femmes, un autre par un chœur d’hommes. Il pense que le service d’un pianiste serait le bienvenu pour certaines chansons. Vu le nombre de morceaux qui pourraient être abordés, ce thème pourrait être gardé durant 2 ans.
Le CA approuve toutes ces propositions et donne quitus à Alain pour commencer à acheter des partitions.
 
Rappel du concert du 8 mars
Nous sommes invités par l’association « Echange et Partage » à participer avec la chorale de Saint Martin la Plaine à un concert le dimanche 8 mars à 17h à Saint Jean de Touslas.
 
Fixer la date de la journée chant de mars/avril/mai
Alain nous propose le samedi 4 avril.
 
Fixer la date de la fête de la musique
1)    Nous sommes invités le 27 juin à Chevinay pour participer à un concert.
2)    Nous ne connaissons pas encore la date de « Caravan Jazz » qui a lieu à Mornant dans le cadre de Jazz à Vienne. Si le 20 juin est libre, le CA propose de renouveler le concert dans l’église de Mornant en invitant une chorale.
Ces deux dates sont à noter dès à présent dans les agendas.
 
Fixer la date de l’animation à la maison de retraite 
Alain propose que cette animation ait lieu le samedi 7 mars. Christian s’est chargé d’envoyer un courrier pour en informer l’animatrice de la maison de retraite.
Réponse : C’est avec un grand plaisir que nous vous accueillerons le 7 mars après-midi. Les chants débuterons à 15h si cela vous convient.
 
Organisation de Festi’Choeurs 2020 (vendredi 7 février)
Sont désignées les personnes responsables des différents postes. Un appel à tous les choristes sera fait pour compléter l’organisation de Festi’Chœurs.
 
Gestion financière de la manifestation : Josiane, Michel et Jean
    Faire la déclaration et payer la SACEM
    Récupérer les sommes de la vente des billets d’entrée auprès des 3 chorales, des billets vendus le soir même
    Récupérer les sommes de la vente du buffet après concert
 
Contacts avec les chorales : Jean et Christian
    Planning des répétitions mis au propre par Françoise
    Accueil des choristes durant l’après-midi pour les diriger vers la salle R1 : Odile
Ordre de passage sur scène : Chœur des femmes, Chauss’en’chœur, Chœur des Fifres
Placement dans la salle des choristes : Colette
Le parking situé derrière la salle Jean Carmet, au-delà des barrières, sera mis à disposition des choristes afin de laisser le maximum de places pour les spectateurs.
 
Accueil du public
Dans le hall :Jean, Jean-Claude
Vérification des billets à l’entrée : Catherine
Un deuxième poste sera mis en place vers la porte donnant directement sur le parking pour permettre l’accès à la salle côté « Cour ». Cette deuxième entrée permettra un accès plus rapide des spectateurs à la salle.
                            Accueil dans la salle : Jean-Claude Habel, Odile, Annie, Lydia
 
Le buffet
    Achat boissons : Gérard
    Achat et commande de nourriture : Jean, Christian
    Mise en place du buffet : Sylvie, Lydia
    Responsable du buffet pour les choristes (+ 2 personnes), avant le concert : Christian
    Responsable de la buvette (+ 2 personnes) , après le concert : Gérard
    Vente des billets pour buvette : Josiane, Michel
    Achat des bouquets de fleurs : Josiane
 
§  Entrevue avec Michèle Houzé
 
§  Aspects techniques
 
Rendez vous avec le technicien le 7 février en début d’après-midi.
 
Pour les choristes sur scène :
Prévoir un éclairage plus large de la scène
Revoir le placement des micros.
Eclairage :
Prévoir un minimum d’éclairage de la salle pendant les changements de chorale sur scène.
Eclairer aussi derrière le rideau
Rideau :
Rideau fermé en début et à chaque changement de chorale
Fil rouge :
Très apprécié l’an dernier. Nous pourrions faire appel à différentes sections de l’ACLAM pour assurer le fil rouge durant la mise en place des choristes.
Michèle nous envoie le contact de l’activité « danse de salon » de l’ACLAM.
Les balances :
17h30à 19h,  30mn pour chaque chorale
19h30 chant commun
Praticables :
Jean contacte Chaussan pour savoir si cela est nécessaire. Si oui, ils apportent leur matériel.
Piano :
Jean voit avec Chaussan pour la place du piano.
Estrade du chef :
Christian s’en charge si besoin.
Projection :
Si besoin, mais il faut le prévoir très en amont.
Réservation des salles :
Hall, salle R1, cuisine, tables pliantes pour la collation des choristes.
 
§  Organisation
 
o   Le chœur des femmes Annick Vivarès : 11 choristes
o   Chœur des Fifres Alain Guillemin : 39 choristes
o   Chauss’en’chœur : 60 choristes (à faire préciser)
Au total dans la salle 292 places assises, 357 personnes au total dans l’établissement.
Possibilité d’organiser 2 entrées pour fluidifier l’accueil.
 
Le parking derrière le centre sera ouvert : demander aux choristes du Chœur des Fifres de s’y garer (prévenir à l’oral à la dernière répet. et par mail.)
 
§  Communication
 
Françoise fait la création de l’affiche, et du recto des programmes pour la semaine du 6 au 11 janvier.
Tirages : 30 affiche A4, 5 affiches A3, 250 recto de programme. Le verso sera tiré ultérieurement en mairie (demande aux chefs de chœur d’envoyer leur programme pour le 15 janvier).
Penser à faire passer l’info dans le programme ciné du mois de février.
 
Questions diverses :
 
§  Aucune invitation des chorales du canton
Le CA s’interroge sur le fait que nous ne recevons aucune invitation des chorales du canton pour participer à des concerts locaux. De ce fait, nous n’aurons aucun concert durant ce trimestre.
 
§  Questionnement sur la Présidence
Voilà maintenant 6 ans (depuis sa création) que Jean Terrasse assure la présidence du Chœur des Fifres. Même si cette fonction lui convient parfaitement, il ne nous cache pas que cela implique un investissement très important. Aussi, et même s’il n’envisage pas de démissionner dans l’immédiat, il souhaite porter à la réflexion de tous un possible renouvellement de personne à la présidence pour la saison prochaine.
 
Réunion terminée à 23h00
 
Compte rendu rédigé par J.C. Costemale, approuvé par Jean Terrasse.
 
 
Rappel des préconisations faites lors du CA du 6 février tenu après Festi’Chœurs 2019 :
 
o   Point poste par poste pour rechercher les modifications à faire
 
Achats : pizzas, quiches
           24 cidres et un cubi de blanc et un de rosé pour le buffet. (+ 1 cubi de rouge)
           3kg de fromage
           Fruits
–       Il faut que chacun respecte sa responsabilité inscrite au planning : la mise en place des tables et du buffet pour les autres choristes a été un peu perturbée par l’absence des responsables.
–       Demander plus d’étiquettes « réservé » afin d’en avoir une pour chaque siège de choriste.
–       Veiller à vider complètement la salle après la répétition du chant commun (responsabilité des vérificateurs des billets). Cela permettra au technicien de se restaurer car il n’a pas le droit de quitter la salle tant qu’il y a des personnes présentes dans la salle, et pour nous de contrôler exactement le nombre de personnes présentes durant le concert.
–       Penser  au tri des déchets : verre / canettes / plastique / déchets. Prévoir 4 sacs poubelles.
–       Le temps après le spectacle a été un peu court ; pour l’année prochaine
·       Respecter le temps imparti à chaque chorale (le Chœur des Fifres : 39 mn, les 2 autres chorales : 27 mn et 25 mn)
·       Demander si l’on peut rester après minuit. Quel coût ?
 
Vente et distribution des billets :
Les réservations ne seront honorées que jusqu’à 20h15.
Sur la base de 350 places au total dans l’établissement, 300 places assises, (il faut enlever la régie) il faut réserver pour les choristes le total des 2 plus importantes chorales. (bloquer la totalité  des 75 places du bas)
–       Différencier les billets : en blanc, pour le public (place enfant gratuite et adulte 6 €) et en couleur, pour les choristes (billets gratuits).
–       Distribuer  moins de billets aux chorales invitées, surtout celles  hors COPAMO.
–       Ajouter un poste au planning : accueil des choristes dans le hall dès 17h30 pour les diriger.
–       Réservations téléphoniques
: mettre des affiches dans le hall de la salle Jean Carmet avec les coordonnées.
–       Contrôle des billets à l’entrée : faire passer l’info aux choristes sur la nécessité de présenter leur billet à chaque passage, pour des raisons de sécurité. Françoise se chargera de faire une affiche à mettre à l’entrée.
 Pour des raisons de sécurité, toute personne qui entre dans la salle doit être en possession d’un billet. Prévoir 3/4
personnes à ce poste pour en mettre une à l’entrée de la salle par la droite
(côté parking)
–       Placement dans la salle : 4 personnes au lieu de 2.
Mettre des panneaux qui bloquent l’accès aux sièges des choristes. Identifier les sièges réservés pour les personnes à mobilité réduite.
–       Prévoir 2 personnes pour les déplacements des choristes
.
–       Bar après la représentation
 :
Gâteaux offerts coupés en petites parts disposés sur des tables dans le hall.
Boissons à 2€. Vente des billets de boissons en 2 tables en face des 2 sorties de la salle.
–       L’encas des choristes se fera au bar pour tous dès 18h30, sous la forme d’un self avec un petit panneau précisant le menu : 2 parts de pizza et 1 part de quiche + fromage + 1 fruit.
–       Commande des pizzas et quiches chez Braly, bien appréciées.
–       Fil rouge
apprécié : A renouveler. De quelle manière ?
–       Suppression des 30 € de frais d’inscription des chorales.
–         Penser à inviter les chefs de chœur sur scène après le chant final. (bouquet final …)